Regulamin 8. edycji Kongresu 590

§1
Postanowienia Ogólne. Definicje

1. Niniejszy regulamin (dalej jako: „Regulamin”) określa warunki organizacji i uczestnictwa w Kongresie 590 pod nazwą „Przestrzenie Wolności” (dalej jako: „Kongres”), przeprowadzanym w formie stacjonarnej.  
2. Organizatorem Kongresu jest Kongres 590 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Flory 3, lok. 1, 00-586 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000693119, REGON 368205642, NIP 524-283-87-55 (dalej jako: „Organizator”). Współorganizatorem Kongresu jest Stowarzyszenie Instytutu Gospodarki Narodowej z siedzibą w Warszawie, ul. Flory 3 lok. 1, 00-586 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000336444, numer REGON: 142038691, numer NIP: 5252472184 (dalej jako: „Współorganizator”).
3. Dane kontaktowe Organizatora:
   1. siedziba i adres: ul. Flory 3 lok. 1, 00-586 Warszawa,\
   2. adres e-mail: biuro@kongres590.pl,
   3. numer telefonu: +48 600 517 856.
4. Kongres odbędzie się w dniach 21-22 czerwca 2023 r. w Warszawie na Torze Wyścigów Konnych Służewiec. Wstęp na teren Kongresu jest odpłatny i możliwy wyłącznie za okazaniem ważnego Biletu lub innego dokumentu (w tym identyfikatora) wydanego przez Organizatora.
5. Użytym w Regulaminie określeniom nadaje się następujące znaczenia:

1. 1. Biletem jest bilet wstępu w formie elektronicznej lub w innej formie wydawanej przez Organizatora uprawniający do udziału w Kongresie. Bilet w zależności od kategorii, może uprawniać Uczestnika do dodatkowych świadczeń. Informacja dotycząca Biletów w formie i ich rodzajów znajduje się m.in. na Stronie Internetowej EVENEA.PL. Organizator przewiduje następujące rodzaje Biletów w formie elektronicznej:
      1. Bilet Standard – w ramach biletu Uczestnik otrzymuje: dostęp do strefy expo w czasie trwania Kongresu, możliwość oglądania wszystkich scen debatowych, dostęp do strefy cateringowej, dostęp do strefy networkingowej.
      2. Bilet VIP – w ramach biletu Uczestnik otrzymuje dostęp do strefy expo w czasie trwania Kongresu 590, miejsca VIP przy wszystkich scenach Kongresu, nielimitowany dostęp do strefy VIP, dostęp do strefy cateringu VIP, dostęp do strefy networkingowej, dedykowana recepcja VIP.
   2. Strona Internetowa EVENEA.PL jest to serwis internetowy prowadzony przez EventLabs Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni za pomocą którego wypełnia się Formularz Zgłoszeniowy oraz nabywa Bilet w formie elektronicznej. Kupujący może wypełnić Formularz Zgłoszeniowy i nabyć Bilet zarówno poprzez rejestrację konta na Stronie Internetowej EVENEA.PL lub bez zakładania dodatkowego konta. 
   3. Formularz Zgłoszeniowy oznacza formularz, za pomocą którego następuje rejestracja do Kongresu i za pośrednictwem, którego dokonuje się zakupu Biletu. Formularz Zgłoszeniowy dostępny jest na Stronie Internetowej EVENEA.PL. W Formularzu Zgłoszeniowym podaje się obowiązkowo: imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail oraz opcjonalnie numer telefonu. Na Stronie Internetowej EVENEA.PL nie ma możliwości zakupu Biletu bez wypełnienia Formularza Zgłoszeniowego. W Formularzu Zgłoszeniowym można dodatkowo wskazać dane do wystawienia faktury VAT.
   4. Konsumentem jest konsument w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
   5. Kupującym jest podmiot wypełniający Formularz Zgłoszeniowy oraz uiszczający opłatę za Bilet. Kupujący może być równocześnie Uczestnikiem. 
   6. Stroną Internetową jest strona www.kongres590.pl, na której znajdują się informacje o Kongresie.
   7. Obiekt jest miejscem, w którym odbędzie się Kongres tj. Tor Wyścigów Konnych Służewiec w Warszawie.
   8. Uczestnikiem jest każda osoba (osoba fizyczna), która bierze udział w Kongresie lub przebywa na terenie Obiektu, w tym która posiada Bilet, zapoznała się z Regulaminem i której dane zostały wprowadzone w celu rejestracji w Formularzu Zgłoszeniowym. Uczestnikiem jest również osoba, która za zgodą Organizatora może wziąć udział w Kongresie bez posiadanego Biletu i bez wypełnienia Formularza Zgłoszeniowego w szczególności osoby wskazane przez sponsorów Kongresu. 

 

§2
Warunki uczestnictwa

1. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest:

1. 1. prawidłowe wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego lub dokonanie zgłoszenia w inny sposób określony przez Organizatora,
   2. akceptacja Regulaminu,
   3. posiadanie opłaconego Biletu lub innego dokumentu wydanego przez Organizatora uprawniającego do udziału w Kongresie.
2. Kupujący może wypełnić Formularz Zgłoszeniowy oraz nabyć Bilety również dla osób trzecich, pod warunkiem posiadania zgody osób trzecich na podanie ich danych osobowych, w celu zakupu Biletu i wypełnienia Formularza Zgłoszeniowego oraz posiada zgodę na udzielenie odpowiednich zgód na przetwarzania danych w imieniu tych osób oraz zgodę na zaakceptowanie Regulaminu. Kupujący, który wypełnił Formularz Zgłoszeniowy oraz nabył Bilet dla osoby trzeciej zobowiązany jest do przesłania tej osobie trzeciej Regulaminu w wersji elektronicznej. 
3. Udział w Kongresie jest możliwy wyłącznie dla osób pełnoletnich lub tych, które ukończyły 16. rok życia i uzyskały pisemną zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na udział w Kongresie, dokonały Rejestracji i posiadają Bilet na Kongres, zgodnie z postanowieniami Regulaminu. 
4. Organizator zastrzega sobie możliwość weryfikacji prawa danej osoby do udziału w Kongresie poprzez żądanie od Uczestnika przedstawienia dokumentu tożsamości lub dokumentu obejmującego swoją treścią oświadczenie woli w zakresie udzielenia zgody na udział osoby niepełnoletniej. Jeśli Uczestnik nie przedstawi takiego dokumentu niezwłocznie, Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia udziału takiego Uczestnika w Kongresie do chwili przedstawienia stosownego dokumentu. Weryfikacja, o której mowa w niniejszym ustępie, może nastąpić zarówno przed wpuszczeniem na teren Obiektu, jak też przez cały czas trwania Kongresu.
5. Organizator zastrzega sobie możliwość weryfikacji prawa danej osoby do korzystania ze świadczeń dla Uczestników posiadających Bilet VIP poprzez żądanie od Uczestnika przedstawienia Biletu VIP lub innego dokumentu uprawniającego do korzystania ze świadczeń przewidzianych dla Uczestników VIP, o których mowa w §1 ust. 5 pkt 1 ppkt b) Regulaminu.
6. Godziny, w których odbędzie się Kongres zostaną wskazane w agendzie Kongresu. Przebywanie w Obiekcie poza przedziałem czasowym wynikającym z agendy jest dopuszczalne jedynie za uprzednią zgodą Organizatora. Agenda będzie udostępniona na Stronie Internetowej. Organizator w sposób dowolny ustala tematy paneli/ debat, ustala prelegentów, czas trwania paneli/debat, agendę Kongresu. Organizator nie gwarantuje udziału w Kongresie określonych osób (w tym ekspertów) bądź podmiotów.
7. Organizator po nabyciu przez Kupującego/Uczestnika Biletu może zwróci się do niego za pośrednictwem wskazanego w Formularzu Zgłoszeniowym adresu e-mail o przekazanie numeru PESEL Uczestnika. Niepodanie numeru PESEL uniemożliwia wzięcie udziału w Kongresie chyba, że Uczestnik nie posiada numeru PESEL w szczególności z uwagi na bycie cudzoziemcem. Powyższe postanowienie stosuje się odpowiednio do Uczestnika posiadającego zgodę Organizatora na uczestnictwie w Kongresie na innej podstawie niż Bilet.

§3
Warunki techniczne niezbędne do zakupu Biletu

1. W procesie nabywania Biletu w tym do wypełnienia Formularza Zgłoszeniowego wymagany jest dostępu do sieci Internet oraz wymagana jest przeglądarka internetowa umożliwiająca wyświetlanie na ekranie komputera (smartfonu, telefonu, tabletu) Kupującego dokumentów hipertekstowych (HTML) udostępnionych w sieci Internet za pośrednictwem EVENEA.PL. Organizator zaleca Kupującemu korzystanie z przeglądarek: Mozilla Firefox, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome i Internet Explorer w wersji 7.0 lub wyższej.
2. Na adres e-mail Kupującego wskazany w Formularzu Zgłoszeniowym będą przesyłane informacje lub oświadczenia związane z uczestnictwem w Kongresie. Zmiana adresu wymaga powiadomienia Organizatora na adres e-mail wskazany w §1 ust. 3 pkt b Regulaminu. 

 

§4
Zwrot Biletu

1. Z uwagi na fakt oznaczenia w Regulaminie terminu przeprowadzenia Kongresu, Kupujący lub Uczestnik będący Konsumentem, który nabył Bilet nie jest upoważniony do odstąpienia od umowy jego nabycia, zgodnie z treścią art. 38 pkt. 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 287). 
2. Organizator zastrzega sobie prawo organizacji Kongresu wyłącznie w formie online, w przypadku zaistnienia siły wyższej uniemożliwiającej organizację Kongresu w formie stacjonarnej. Siłę wyższą stanowią w szczególności zdarzenia przyszłe i niepewne, które znajdują się poza możliwością kontroli Organizatora w szczególności: stany wojenny, stan nadzwyczajny, stan klęski żywiołowej, stan epidemii, pandemii (lub wprowadzenie innego stanu przez właściwe organy państwowe), wprowadzenie obostrzeń i ograniczeń w zakresie organizacji i udziału w konferencji, kongresach spotkaniach przez właściwe organy państwa (dalej jako: „Siła Wyższa”).
3. W przypadku, o którym mowa w §4 ust. 2 Regulaminu, tj. przeprowadzenia Kongresu w formie online Kupującemu będącemu Konsumentem, który nabył Bilet uprawniający do udziału w Kongresie w formie stacjonarnej, przysługuje: 1) prawo zwrotu kwoty odpowiadającej różnicy ceny zapłaconej za Bilet, uprawniający do udziału w Kongresie w formie stacjonarnej i ceny Biletu takiej samej kategorii uprawniającego do udziału wyłącznie w formie online; 2) prawo zwrotu Biletu i żądania zwrotu ceny Biletu.
4. W przypadku, o którym mowa w §4 ust. 2 Regulaminu, z zastrzeżeniem §4 ust. 5 Regulaminu, Organizator nie ponosi odpowiedzialności wobec Uczestników niebędących Konsumentami za brak możliwości udziału w Kongresie w formie stacjonarnej.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i miejsca Kongresu z powodu wystąpienia Siły Wyższej. 

 

§5
Reklamacje 

1. Z zastrzeżeniem postanowień Regulaminu lub odrębnych umów oraz w granicach dopuszczalnych prawem, Organizator i Współorganizator nie ponoszą odpowiedzialności za szkody, które poniósł Kupujący lub Uczestnik w związku z uczestnictwem w Kongresie lub rezygnacją z udziału w nim. W szczególności Organizator i Współorganizator nie ponoszą odpowiedzialności za brak możliwości uczestniczenia przez Uczestnika w Kongresie wywołany Siłą Wyższą lub z przyczyn leżących po stronie Uczestnika.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołana, skrócenia, zmiany terminu lub agendy Kongresu w przypadku wystąpienia Siły Wyższej uniemożliwiającej organizację Kongresu, ryzyka wprowadzenia regulacji uniemożliwiających organizację Kongresu lub w przypadku wystąpienia zagrożenia dla życia lub zdrowia Uczestników. W powyższych przypadkach, w zakresie dopuszczalnym prawem i z zastrzeżeniem postanowień Regulaminu lub odrębnej umowy, Organizator i Współorganizator nie odpowiadają za szkody Uczestników/Kupujących wynikające z odwołania lub zmian terminów Kongresu, w tym za koszty związane z transportem lub rezerwacjami hotelowymi; Organizator i Współorganizator nie są też zobowiązani w takim przypadku do zwrotu wniesionych już opłat/wynagrodzeń za rezerwacje pakietów, miejsc lub innych świadczeń, w tym w zakresie w jakim pokrywają poniesione już koszty Organizatora i Współorganizatora.
3. Odwołanie lub zmiana terminu lub miejsca Kongresu z powodu wystąpienia Siły Wyższej, nie stanowi odwołania lub zmiany terminu organizacji Kongresu z przyczyn zależnych od Organizatora lub Współorganizatora. W sytuacji, o której mowa w zdaniu poprzednim, uznaje się, że Kongres nie odbył się z uwagi na zaistnienie Siły Wyższej.
4. W każdej sytuacji, w zakresie dopuszczalnym prawem, Organizator i Współorganizator nie mają obowiązku zwrotu jakichkolwiek kosztów związanych z Kongresem poniesionych przez Uczestnika w inny sposób niż za pośrednictwem Organizatora.
5. Wszelkie reklamacje związane z realizacją praw Uczestników związanych z uczestnictwem w Kongresie mogą być zgłaszane Organizatorowi najpóźniej w terminie 3 dni od zakończenia Kongresu lub dnia, w którym Kongres miał się zakończyć, nie później jednak niż 3 dni od wystąpienia okoliczności będącej przyczyną reklamacji.
6. Wszelkie skargi i reklamacje związane z organizacją i przebiegiem Kongresu powinny być kierowane do Organizatora:
   1. na adres e-mail: biuro@kongres590.pl
   2. na adres do korespondencji: ul. Flory 3 lok 1, 00-568 Warszawa.
7. Organizator zobowiązuje się udzielić odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni od daty jej otrzymania. W wypadku braku udzielenia odpowiedzi w wyżej wymienionym terminie reklamacja zostanie uznana za zasadną.
8. W wypadku uzasadnionej reklamacji Organizator zwróci na rzecz Uczestnika/Kupującego poniesione przez niego koszty związane z nabyciem Biletu.
9. Zwrot środków nastąpi na wskazany przez Uczestnika/Kupującego w korespondencji dotyczącej reklamacji rachunek bankowy. Przy płatności kartą płatniczą/kredytową, zwrot dokonany może zostać jedynie na tę samą kartę.
10. Uczestnik/Kupujący będący Konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. Szczegółowe informacje dotyczące możliwości skorzystania przez Uczestnika/Kupującego będącego Konsumentem z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasady dostępu do tych procedur dostępne są w siedzibach oraz na stronach internetowych powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów, organizacji społecznych, do których zadań statutowych należy ochrona konsumentów, Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej oraz na stronie internetowej Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (www.uokik.gov.pl). Uczestnik będący Konsumentem może skorzystać z platformy do internetowego rozstrzygania sporów (ODR) dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/consumers/odr.

 

§6
Obowiązki związane z uczestnictwem w Kongresie

1. Kupujący ponosi odpowiedzialność za zgłoszonych przez siebie Uczestników. Odpowiedzialność Kupującego oraz zgłoszonych przez niego Uczestników wobec Organizatora lub Współorganizatora za szkody wyrządzone Organizatorowi lub Współorganizatorowi jest solidarna. Dotyczy to również szkód wyrządzonych przez Kupującego lub Uczestnika osobom trzecim, jeżeli do pokrycia tych szkód zobowiązany jest Organizator.
2. Uczestnik Kongresu zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa BHP i przepisów przeciwpożarowych, jakie obowiązują na terenie Obiektu, jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawicieli Organizatora oraz służb porządkowych i sanitarnych. Uczestnik zobowiązany jest stosować się do procedur i wskazań Organizatora podjętych w celu przeciwdziałania zachorowań na COVID-19.
3. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania regulaminu Obiektu.
4. Uczestnik otrzymuje m.in. imienny identyfikator, który uprawnia do poruszania się na terenie Obiektu. Wejście na teren Obiektu w trakcie Kongresu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
5. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania przekazanego mu identyfikatora przez cały czas pobytu na terenie Obiektu i każdorazowo zobowiązany jest do jego okazania na prośbę przedstawiciela Organizatora lub służb porządkowych i sanitarnych.
6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie swoje wypowiedzi i prezentacje przedstawiane podczas Kongresu.
7. Każdy Uczestnik Kongresu zobowiązuje się do przestrzegania dobrych obyczajów oraz zasad współżycia społecznego. 
8. Organizator zastrzega sobie możliwość wydalenia z Kongresu osoby przekazującej nieodpowiednie, wulgarne treści, treści niedozwolone przez prawo lub zasady współżycia społecznego, treści mogące nawiązujące swoją tematyką do płci, wieku, orientacji seksualnej, rasy lub innych tematów mogących powodować uczucie dyskryminacji u innych Uczestników.
9. W Obiekcie zabronione jest prowadzenie marketingu usług własnych lub podmiotów trzecich, chyba że Organizator wyrazi na to uprzednią pisemną zgodę.
10. Uczestnik zobowiązany jest przestrzegać obowiązku zachowania czystości i segregacji odpadów. W szczególności Uczestnik zobowiązany jest do wyrzucania odpadów do przeznaczonych na ten cel koszy lub kontenerów.
11. Organizator i Współorganizator nie ponosi odpowiedzialności za działania Uczestnika sprzeczne z prawem, z Regulaminem lub zasadami współżycia społecznego. W takiej sytuacji Uczestnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez jego działania Organizatorowi, Współorganizatorowi i innym Uczestnikom lub podmiotom trzecim.

 

§7
Zakaz wstępu na teren Obiektu. Wydalenie z Obiektu

1. Na teren Obiektu nie będą wpuszczane osoby agresywne, pod wpływem alkoholu lub substancji psychoaktywnych, a w przypadku wykrycia takich osób, mogą one zostać wydalone z Obiektu.
2. Zabronione jest wnoszenie do Obiektu w trakcie trwania Kongresu wszelkiego rodzaju materiałów, urządzeń, substancji niebezpiecznych, w szczególności broni, wyrobów pirotechnicznych, materiałów wybuchowych, napojów alkoholowych, środków odurzających lub substancji psychotropowych, oraz innych ostrych, ciężkich, twardych urządzeń, bądź przedmiotów stanowiących zagrożenie dla zdrowia i życia innych Uczestników.
3. Organizator zastrzega sobie możliwość usunięcia z Obiektu osoby naruszającej Regulamin, bez prawa do powrotu na teren Obiektu lub żądania zwrotu jakichkolwiek kosztów lub nakładów poniesionych w związku z udziałem w Kongresie, w tym ceny uiszczonej za Bilet.

 

§8
Rejestracja przebiegu Kongresu

1. Organizator lub Współorganizator może rejestrować i utrwalać przebieg Kongresu dla celów dokumentacyjnych (w tym dla partnerów Organizatora lub Współorganizatora), sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych Organizatora lub Współorganizatora również w przyszłych latach. 
2. Przebieg Kongresu może być przez Organizatora, Współorganizatora lub podmioty działające na ich rzecz utrwalany i rejestrowany w dowolnej formie, w tym za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, transmisja Kongresu Online, a następnie rozpowszechniany dla potrzeb udokumentowania, sprawozdania, reklamy oraz promocji Kongresu i Organizatora lub Współorganizatora również w przyszłych latach. 
3. Nagranie i inne materiały dokumentujące przebieg Kongresu mogą podlegać przez Organizatora, Współorganizatora lub podmioty działające na ich rzecz: elektronicznemu przetwarzaniu, kadrowaniu i kompozycji, a także być zestawiane z innymi nagraniami i materiałami, uzupełnione towarzyszącym komentarzem, cięte, montowane, modyfikowane, dodawane do innych materiałów powstających w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych Organizatora lub Współorganizatora. Uczestnictwo w Kongresie jest równoznaczne z udzieleniem przez Uczestnika zgody Organizatorowi i Współorganizatorowi na nieodpłatne, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych utrwalanie, transmitowanie oraz rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika dla potrzeb udokumentowania, sprawozdania, reklamy oraz promocji Kongresu, Organizatora lub Współorganizatora w przyszłych latach, na wszelkich znanych polach eksploatacji, w tym polach eksploatacji wskazanych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509).
4. Nagrania i inne materiały obrazujące przebieg Kongresu mogą podlegać publikacji przez Organizatora, Współorganizatora lub podmioty działające na ich rzecz, w szczególności poprzez rozpowszechnianiu w Internecie (w tym na portalach społecznościowych LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, Instagram itp. w ramach profilu lub stron prowadzonych przez Organizatora) oraz transmisji na żywo za pośrednictwem Internetu, a także być wykorzystywane na wszelkich znanych polach eksploatacji, w tym polach eksploatacji wskazanych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509).
5. Niedozwolone jest utrwalanie (nagrywanie dźwięku i obrazu) przez Uczestników przebiegu Kongresu za pomocą jakichkolwiek środków audiowizualnych bez uprzedniej zgody Organizatora lub Współorganizatora.

 

§9
Ochrona danych osobowych 

1. Administratorem danych osobowych Uczestników Kongresu jest Organizator (dalej również jako: „Administrator”)
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się poprzez adres e-mail: iod@kongres590.pl
3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie i w celu niezbędnym do przygotowania i przeprowadzenia Kongresu. 
4. Administrator gromadzi następujące dane osobowe Uczestników: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (o ile zostanie on przekazany Organizatorowi) oraz dodatkowo adres firmy/zamieszkania, stanowisko lub pełniona funkcja i NIP (w przypadku konieczności wystawienia faktury dla Uczestnika/Kupującego), numer PESEL. Podanie przez Uczestnika danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne w celu zawarcia oraz prawidłowego wykonania Umowy, niepodanie danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia umowy z Organizatorem i niemożnością wzięcia udziału w Kongresie. 
5. Podstawą przetwarzania przez nas danych osobowych są:
   1. art. 6 ust. 1 lit b i lit. c RODO – akceptacja regulaminu (umowy), w celu organizacji i przeprowadzenia Kongresu, w celu realizacji zawartej umowy (umożliwienia  uczestnikowi udziału w Kongresie) oraz obowiązków wynikających z umowy i przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych oraz przepisów o rachunkowości. 
   2. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na wysyłanie newsletteru (informacji marketingowych), 
   3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych Organizatora, w celu publikacji na portalach społecznościowych (w tym Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube) i stronie internetowej Organizatora materiałów fotograficznych i materiałów wideo z Kongresu, oraz inne publiczne udostępnianie i rozpowszechnianie w sposób umożliwiający zapoznanie się z ww. materiałami w dowolnym miejscu i czasie oraz w celu przeprowadzenia Kongresu z wykorzystaniem urządzeń rejestrujących dźwięk i obraz, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
6. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, odwołania w każdym momencie zgody (wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem) oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Dane osobowe przechowywane będą przez okres związany z celami i podstawami ich przetwarzania:
   1. dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody,
   2. dane przetwarzane na podstawie wymogów ustawowych będą przetwarzane przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych,
   3. dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora będą przetwarzane do czasu skutecznego złożenia sprzeciwu (gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje) lub ustania tego interesu w szczególności dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami będą przetwarzane do czasu przedawnienia tych roszczeń.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do udostępniania danych osobowych podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa w zakresie i celu wymaganym przez te podmioty i przepisy prawa, w tym: organom ścigania, organom administracji publicznej.
9. Organizator może powierzyć dane osobowe podmiotom, które współdziałają z nim w celu przygotowania i przeprowadzenia Kongresu m.in. spółce EventLabs Sp. z o.o. prowadzącej Stronę Internetową EVENEA.PL, a także podmiotom uczestniczącym w realizacji płatności elektronicznych oraz innym podmiotom w szczególności w zakresie: wykorzystywanych rozwiązań teleinformatycznych, wsparcia prawnego Organizatora, usług księgowych, prawnych oraz marketingowych. Rejestrując się na Kongres w formie stacjonarnej, Uczestnik wyraża zgodę na przekazanie jego danych osobowych wskazanych w Formularzu Zgłoszeniowym odpowiednim służbom w szczególności Służbie Ochrony Państwa (weryfikacja tożsamości, w celu zachowania bezpieczeństwa podczas Kongresu). 
10. Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), poza publikacjami na portalach społecznościowych, tj. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, YouTube W przypadku gdy będzie to niezbędne do osiągnięcia celu zapewni on odpowiedni stopień ochrony, przede wszystkim poprzez:
    1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
    2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
    3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;

    Gdy będzie miało miejsce to zastosowanie, Administrator poinformuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania. Na żądanie Uczestnika, administrator udostępnia mu kopię jego danych, które zostaną przekazane poza obszar EOG.

11. Administrator nie profiluje danych osobowych Uczestników Kongresu

 

§10
Prawa własności intelektualnej

1. Prawa do tytułu i agendy Kongresu, strony www, układu, logo, grafik, zdjęć, plików audio i video o wszelkich innych materiałów dotyczących Kongresu przysługują Organizatorowi albo osobie trzeciej (jeśli zostało tak oznaczone) i są prawnie chronione.
2. Powyższe oznaczenia i materiały nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Organizatora albo osoby trzeciej będącej właścicielem praw.
3. Zakazane jest usuwanie lub modyfikowanie informacji o prawach autorskich lub innych oznaczeń dotyczących praw własności intelektualnej zawartych w jakichkolwiek materiałach dotyczących Kongresu.

 

§11
Postanowienia końcowe 

1. Organizator i Współorganizator nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestników, które mogą zostać zagubione, zniszczone bądź skradzione podczas Kongresu. 
2. Za przedstawiciela Organizatora w trakcie Kongresu uważa się każdą osobę legitymującą się imiennym identyfikatorem Kongresu – z napisem ORGANIZATOR.
3. Niniejsza wersja Regulaminu wchodzi w życie z dniem 1 maja 2023 r.
4. Regulamin będzie udostępniony na Stronie Internetowej Organizatora oraz w siedzibie Organizatora.
5. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu, zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Uczestników za pośrednictwem poczty elektronicznej i na Stronie internetowej Organizatora. Zamiana Regulaminu nie będzie wpływać na prawa i obowiązki osób, które stały się Uczestnikami Kongresu przed zmianą niniejszego Regulaminu.
6. W przypadku gdyby okazało się, że którekolwiek z postanowień Regulaminu pozostaje sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa lub jest nieważne, pozostałe postanowienia Regulaminu pozostają w mocy. W miejsce postanowień Regulaminu, które pozostają sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa lub nieważne, stosuje się obowiązujące przepisy prawa.