KLAUZULA INFORMACYJNA – dla uczestników wydarzenia Kongres 590
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane jako „RODO”), działając w imieniu Spółki Kongres590 Sp. z o.o. z siedzibą w ul. Flory 3 lok. 1; 00-586 Warszawa, informujemy:
Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak są wykorzystywane dane osobowe, jest Kongres 590 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Flory 3 lok. 1, 00-586 Warszawa, NIP: 5242838755, REGON: 368205642, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000693119, tel. +48 600 517 856, e-mail: biuro@kongres590.pl, która jest organizatorem Kongresu 590 oraz właścicielem wszelkich praw do Kongresu 590, w tym praw ochronnych do znaków towarowych (dalej jako „Administrator”).
Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Państwa danych osobowych?
Jeśli po zapoznaniu się z poniższą informacją będziecie Państwo mieli pytania lub wątpliwości związane z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o skontaktowanie się z nami na adres poczty e-mail: iod@kongres590.pl
Skąd mamy Państwa dane?
Otrzymaliśmy je w postaci wypełnionego przez Państwa formularza zgłoszenia za pomocą którego następuje rejestracja do Kongresu i za pośrednictwem, którego dokonuje się zakupu Biletu. Formularz Zgłoszeniowy dostępny jest na stronie internetowej EVENEA.PL lub od partnerów, którzy zgłosili Państwa jako uczestników Kongresu.
Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych?
Przetwarzamy powierzone nam dane osobowe wyłącznie w celu przygotowania i organizacji wydarzenia Kongres 590 (dalej jako: „Wydarzenie”). W ramach tego celu możemy przesłać Państwu newsletter zawierający bieżące informacje o przygotowaniach do Wydarzenia i zapewnić jak najlepsze warunki udziału w Wydarzeniu.
Podstawą przetwarzania przez nas danych osobowych są:
- art. 6 ust. 1 lit b RODO – akceptacja regulaminu (umowy) organizacji i przeprowadzenia Wydarzenia,
- art. 6 ust. 1 lit b i lit. c RODO – akceptacja regulaminu (umowy), w celu organizacji i przeprowadzenia Wydarzenia, w celu realizacji zawartej umowy (umożliwienia uczestnikowi udziału w Wydarzeniu) oraz obowiązków wynikających z umowy i przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych oraz przepisów o rachunkowości.
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na wysyłanie newsletteru (informacji marketingowych),
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych Administratora, w celu publikacji na portalach społecznościowych (w tym Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube) i stronie internetowej Administratora materiałów fotograficznych i materiałów wideo z Wydarzenia, oraz inne publiczne udostępnianie i rozpowszechnianie w sposób umożliwiający zapoznanie się z ww. materiałami w dowolnym miejscu i czasie oraz w celu przeprowadzenia Wydarzenia z wykorzystaniem urządzeń rejestrujących dźwięk i obraz, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Jakie dane gromadzi Administrator?
Administrator gromadzi następujące dane osobowe uczestników Wydarzenia: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (o ile zostanie on przekazany Administratorowi) oraz dodatkowo adres firmy/zamieszkania, stanowisko lub pełniona funkcja, NIP, numer PESEL.
Podanie przez uczestnika danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne w celu zawarcia oraz prawidłowego wykonania umowy, niepodanie danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia umowy z Administratorem i niemożnością wzięcia udziału w Wydarzeniu.
Jakie macie Państwo uprawnienia wobec Kongresu 590 Sp. z o.o. w zakresie przetwarzanych danych?
Gwarantujemy spełnienie wszystkich przysługujących Państwu praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (zwanego RODO), tj.: dostęp do danych, prawo do ich sprostowania oraz usunięcia. W każdej chwili możecie Państwo także cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz zgłosić sprzeciw wobec ich przetwarzania.
W przypadku gdy uznacie, że postępujemy niewłaściwie z danymi możecie złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Z uprawnień tych możecie Państwo skorzystać między innymi:
- kiedy zauważycie Państwo, że dane są niekompletne lub nieprawdziwe w odniesieniu do żądania sprostowania danych,
- gdy dane nie będą już niezbędne do osiągniecia celów, dla których zostały zebrane, możecie Państwo cofnąć swoją zgodę̨ na przetwarzanie danych, zgłosić sprzeciw wobec ich przetwarzania lub zażądać usunięcia danych,
- kiedy zauważycie Państwo, że dane są nieprawidłowe możecie zażądać ograniczenia przetwarzania danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych.
- możecie żądać ograniczenia przetwarzania, jeśli dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będziecie chcieli, aby zostały usunięte lub dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne Państwu do obrony lub dochodzenia roszczeń lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
Posiada Pani/Pan prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani /Pana dane są przetwarzane na podstawie zgody.
Kiedy możecie Państwo wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych?
Zgoda może być cofnięta w dowolnym momencie.
Podanie przez Uczestnika danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne w celu zawarcia oraz prawidłowego wykonania umowy, niepodanie danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia umowy z Administratorem i niemożnością wzięcia udziału w Wydarzeniu.
Jak długo będą przez nas przetwarzane Państwa dane?
Dane osobowe są przetwarzane przez nas do czasu:
- dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody,
- dane przetwarzane na podstawie wymogów ustawowych będą przetwarzane przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych,
- dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora będą przetwarzane do czasu skutecznego złożenia sprzeciwu (gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje) lub ustania tego interesu w szczególności dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami będą przetwarzane do czasu przedawnienia tych roszczeń.
Kto ma dostęp do Państwa danych?
Administrator może powierzyć dane osobowe podmiotom, które współdziałają z nim w celu przygotowania i przeprowadzenia Wydarzenia m.in. spółce EventLabs Sp. z o.o. prowadzącej stronę internetową EVENEA.PL, a także podmiotom uczestniczącym w realizacji płatności elektronicznych oraz innym podmiotom w szczególności w zakresie: wykorzystywanych rozwiązań teleinformatycznych, wsparcia prawnego Administratora, usług księgowych, prawnych oraz marketingowych. Dane będą przekazywane również odpowiednim służbom w szczególności Służbie Ochrony Państwa (weryfikacja tożsamości, w celu zachowania bezpieczeństwa podczas Wydarzenia).
Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), poza publikacjami na portalach społecznościowych, tj. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, YouTube W przypadku gdy będzie to niezbędne do osiągnięcia celu zapewni on odpowiedni stopień ochrony, przede wszystkim poprzez:
- współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
- stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
- stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
Gdy będzie miało miejsce to zastosowanie, Administrator poinformuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania. Na żądanie Uczestnika, administrator udostępnia mu kopię jego danych, które zostaną przekazane poza obszar EOG.
Informujemy ponadto, że Państwa dane nie są profilowane.